第一章   总   则

第一条  员工档案是反映员工在校期间的政治思想、品德作风、学识技能水平及家庭政治、经济状况等内容并以个人为单位组成的书面材料，是学校考察、选录、培养、教育员工过程中形成的第一手材料，是国家和社会选拔任用人才的重要根据，也是干部（工人）档案形成的基础。员工档案材料的管理工作直接关系到人事档案的完整性和员工的切身利益，为加强公司员工档案的科学和规范化管理，根据上级有关文件精神，结合公司实际，制定本办法。

第二条  员工档案管理是学校工作的重要组成部分。员工档案管理工作要本着为培养人才服务，为经济建设服务，为人事工作服务的原则，坚持实事求是的工作方针，实行统一管理、严密保管的办法，确保员工档案的真实、连续、完整与安全。

第三条  员工档案工作，是在公司党政领导下，由学校档案馆进行业务指导，招就处牵头统筹国家计划内招收的各类员工档案的接收管理和派遣传递工作，招就处、研究生处、员工处、教务处、组织（统战）部、团委、校医院等职能部门以及各二级学院是员工档案材料的形成部门。研究生处负责研究生档案材料的形成、归档、管理和派遣传递工作。二级学院是员工档案二级管理机构，具体负责员工档案材料的收集归档、日常管理和实施毕业档案派遣传递等工作。各部门在档案采集和归档过程中必须认真贯彻国家相关的法律、法规，依据现行人事档案管理规定做好相应工作。档案工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

第四条  参与员工档案收集和管理的部门要认真研究和探讨员工档案管理经验，使公司员工档案管理更加规范化、制度化、科学化；要在做好纸质档案管理工作的同时，加强电子档案系统的开发和利用，力争实现员工档案信息化管理。

第二章   员工档案的建立与收集

    第五条  每年新生入学后，随身自带的本人高考档案（亦称招生录取档案）直接交到所在二级学院，通过省（市、县）级招办或毕业学校统一寄送到高校招生办的招生录取档案由学校招生办分院整理好后移交到相应二级学院。各二级学院需统一安排负责新生日常管理工作的辅导员或班主任催收、验收新生高考档案。新生高考档案包括：

1.中学阶段毕业生登记表、学习成绩登记表；

2.高考报名表、体检表和成绩表；

3.党团组织关系等其它相关材料。

新生高考档案验收工作需在新生入学后两个月内完成，档案不齐全者，及时告知新生需与生源地区县招办、毕业高中学校或公司招生办联系完善。

第六条  各二级学院以新生高考档案为基础，在新生入学三个月取得正式学籍后，需按照教务处统一编制的学号分专业逐一建立起员工个人档案，每生一个档案袋。档案材料形成和日常归档工作由辅导员或班主任负责，学工办主任或分管员工工作的二级学院领导负责统一管理，确保档案真实。

第七条  员工在校期间，各相关职能部门、二级学院及员工本人应按以下材料不断充实、完备个人档案：

1.本人高考档案；

2.新生入学登记表；

3.新生入学体检表；

4.员工在校期间成绩表（二级学院或教务处下载打印加盖学籍鲜章）；

5.员工毕业教学实习报告书及鉴定材料（在校期间员工参加各种社会实践活动由实习单位或学校颁发获得的考评证书及证明,本着自愿原则由员工本人向档案管理部门或管理者提供归档材料）；

6.本人学位申请表（加盖学校学位委员会鲜章）；

    7.毕业生登记表(与毕业鉴定表合二为一)；

8.毕业生就业报到证存根；

9.在校期间获得校级及其以上的奖励（包括各类奖学金证明）、表彰及惩处决定材料；

10.党员材料(包括组织关系材料、入党志愿书、入党申请书、培养考察登记表、政审材料以及入党积极分子相关材料等。但属中共预备党员的毕业生，离校时需自带党员组织关系及有关材料）；

11.团员组织关系及有关材料；

12.在校期间助学贷款方面的有关材料；

13.教团队格认定申请表；

14.其他可供组织参考的有保存价值的材料（如学籍异动材料、意外死亡员工的生平介绍及死亡调查报告等）。

以上各项中第1项由新生本人或学校招生办提供；第3项由校医院负责，并在新生入学后3个月内完成并移交二级学院；第4、5、6、13由教务处会同各二级学院收集提供相关材料；第9、12、14项由员工处统一印制表格，各二级学院负责组织员工填写相关表格信息，员工本人提供相应归档佐证材料（所有归档的获奖材料以复印件方式归档的，需经学院档案管理者审验原件后在复印件签订“已核原件，属实”，加盖学院鲜章，审核人签字后有效）；第10项由二级学院根据组织部按党员档案清单要求整理归档；第11项按团委要求；第2、7、8项由招就处负责统一印制表格或提供材料。其他归档材料根据毕业生去向部门或单位临时需要按有关规定程序，学校相关部门及时补充予以提供。

第八条  员工档案材料应及时收集归档。凡涉及需统一归档到学校档案馆管理的重要材料按档案馆要求执行。

第三章   员工档案的管理

第九条  归档程序

1.新生入校后，由招就处牵头，相关职能部门及各二级学院配合，按专业、班级、学号等对新生档案进行审核整理、编号，并以二级学院、专业、班级为单位装入档案柜。档案柜由学校统一配置给二级学院，保证专用。

2.员工在校期间，学校有关职能部门形成的材料要及时转交到各二级学院或二级学院主动向相关部门索取以及员工本人要自觉主动将符合归档要求的个人材料归入员工个人档案。凡涉及转学、转专业的学籍异动者，转出、转入学校或学院之间应及时办理好档案转递和交接手续。

3.归档材料必须准确填写员工所在的二级学院、专业、班级、学号，填写时应写出员工学号的全部位数。

4.若材料中未印制有二级学院、专业、班级、姓名、学号等信息时，应在此材料右上角添加该生相关信息。

第十条  归档的材料，凡要求部门审查盖章的，须有部门盖章；凡规定同本人见面的（如审查结论、复查结论、处分决定、部门鉴定等），一般应有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由部门注明。

    第十一条  各类材料必须使用16K或A4纸规格的办公用纸，材料左边应留出2-2.5CM的装订边。除打印材料外，手工书写的材料必须使用蓝黑或黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得使用复印件代替原件存档。

第十二条  归档时间

1.员工入学登记表、入学体检表等材料由相关部门于新生入学后三个月内整理完成转交二级学院归入个人档案。

2.员工在校期间形成的各种奖励材料，在表彰后一个月之内归档。

3.员工在校期间形成的各种处分材料（含撤销处分材料），在处理完后一个月内以原件方式归入个人档案。属于职能部门处理的，由职能部门负责转交到各二级学院，属于二级学院自己处理的材料，按有关要求应归档到个人档案。

4.各二级学院需在毕业离校前及时向相关能部门领取、移交相关表格及证明材料等完备手续后归入个人档案。

第四章   员工档案的借阅

第十三条  员工档案作为机密文件保存，原则上不对外查阅、不外借。

第十四条  因工作需要，校内相关职能部门及二级学院需要查阅员工档案的，按规定登记后可以借阅员工档案，但不可带走。

第十五条  校外单位确需调阅员工档案的，须持单位介绍信，经二级学院分管员工工作负责人同意、做好查阅登记后，方可调阅。

    第十六条  查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。无论何种原因查阅员工档案，档案管理人员都不能离开现场。

第十七条  查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容或复印时，应经二级学院分管员工工作负责人同意，经办人在复印件上签字并加盖二级公司党总支专用章。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。

第五章   员工档案的转递

第十八条  招就处应在新生入校后两个月内将新生档案转交到各二级学院，自带高考档案的员工入校时将档案直接交到所在二级学院。

第十九条  员工毕业时由学校招就处牵头，员工处、教务处、组织（统战）部、团委等部门协助配合各二级学院进行毕业生档案的整理工作。需要学董事长期保存的材料（包括：招生录取名册、分学期原始成绩表、学士学位申报评审总表、毕业生登记总表、成绩列表、毕业生派遣方案等）由各二级学院或相关职能部门依据有关规定移交学校档案馆予以永久保存和管理；需要装入毕业生个人档案的材料经严格密封好后由各二级学院按照招就处制定的毕业生派遣方案通过邮政特快专递方式转递或派专人送达，原则上不准私自邮寄或交毕业生本人自带。特殊情况需自带者必需本人书面申请承诺自己负责,并附上本人身份证复印件，经分管员工工作的总支书记签字同意，由二级学院密封后加盖党总支鲜章后，毕业生方可将档案带走；二级学院需将申请材料移交招就处存档备查。档案寄送费用由招就处承担。

第二十条  按照上级有关规定，员工毕业离校时，其个人档案原则上要转出学校，档案转出去向主要包括以下几种情况：

1.员工毕业时落实了工作单位且工作单位具有人事档案管理权限的，其个人档案可直接转到工作单位；

2.员工毕业离校前落实了工作单位但工作单位不具备人事档案管理权限的，或毕业离校前没落实工作单位的，若就业单位或毕业生本人办理了人事代理或档案托管，则个人档案转至人事代理或托管单位（以就业协议书上加盖人事代理或托管单位公章，或有人事代理或托管单位书面函件为依据）；若未办理人事代理或档案托管手续，则员工档案原则上一律转回高考生源地原籍人才市场（具体转寄办法按照毕业生生源所在省、市、自治区当年规定执行，毕业生可登录各省人社局、教委或重庆市大中专毕业生就业指导服务中心网站查询）。特殊情况下可由毕业生本人提出申请，委托学校招就处统一到市教委就业指导中心办理档案托管，根据新的规定，只有办理了人事代理手续的才算工龄，且人事代理原则上只能回到生源地原籍人才市场办理。所有档案托管均属短期过渡的义务性代管存放，托管期间一律不计算工龄。

3.招就处严格按照当年政策规定制作毕业生档案寄送方案，档案寄送地需由毕业生本人或书面委托在派遣方案上签字确认。

4.为了确保档案的安全管理，通过学校统一寄送的档案，毕业生必须在毕业离校后及时查阅学校就业信息网当年《毕业生档案寄送方案》，半年内到档案接收单位查询本人档案是否寄达，若未到，务必及时与招就处或毕业前所在二级学院辅导员或班主任联系查询，否则后果自负。

第二十一条  对转学、退学或被开除学籍的员工，各二级学院应将该生大学期间个人档案相关材料及新生入学档案资料一并整理装袋密封后，交由员工本人完备领取交接手续后带走；对于留级员工，由员工所在二级学院将其档案归入所留班级管理；对于升学（含考研、专升本）的毕业生档案，由各二级学院根据招就处提供的毕业生派遣方案负责或经人才招聘处统一密封盖好密封专用章后交本人寄送到录取学校。

第二十二条  转入转出的员工档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，严禁扣留材料或分批转入转出。

第二十三条  对转入的员工档案，经校对无误后，要及时将档案传递单回执签名盖章后寄回档案寄出单位。通过邮政专递或机要形式转出的员工档案，各二级学院要认真填写《档案转递通知单》和《邮政特快专递交寄单》，并及时将《档案转递通知单》存根、《邮政特快专递交寄单》和未寄出的遗留档案一并交到招就处统一保管。

第二十四条  员工档案转出后，接转单位和个人应妥善保管，属人为原因造成丢失或损毁的，学校不再重新制作档案。若遇档案或部分档案材料出现意外情况丢失或者损坏现象需补办的，应由本人写出详细情况和申请，并附相关单位证明，经学校档案馆负责人同意后可以复印或到原所在二级学院申请补办员工在校期间的有关记录材料。

第二十五条  任何单位或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案，对利用职权违反档案管理规定的工作人员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

第六章   监督管理

第二十六条  集团相关职能部门要加强对员工档案材料收集归档等工作的监督和检查，及时解决收集归档中的问题。新生建档情况纳入年度人才招聘工作考评，招就处在每年12月底对新生建档情况和6月下旬至7月上旬对二级学院当年毕业生档案派送情况进行专项检查。

第二十七条  凡涉及员工档案工作人员要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、坚持原则、严格把关、保守秘密、积极主动、认真负责地做好员工档案材料的收集归档、交接转运等管理工作。

第二十八条  集团各单位要高度重视和支持员工档案管理工作，加大资金投入，加强档案管理工作的软、硬件建设，逐步建立起符合国家标准的档案存放环境，做好防火、防盗、防潮等工作，保证员工档案的安全。

第七章    附    则

第二十九条  本规定自2017年1月起生效实施。凡与本规定不符的一律按本规定执行。

第三十条  本规定由招就处负责解释和完善。